Diciembre 2001

En las columnas anteriores hemos intentado comentar los esfuerzos de Six Sigma desde la perspectiva de la administración media (Julio del 2000) y desde una perspectiva de cambio de la organización de manera genérica (marzo del 2001). Éste mes, me agradaría dirigirme a los altos ejecutivos o a todos aquellos que toman las decisiones y que están interesados en empezar una iniciativa de Six Sigma. Estas sugerencias se ofrecen como elementos del ciclo planear-hacer-estudiar-actuar, y que debe ser progresivo, profundo y creciente en cada iteración del ciclo. No piense en esto como un modelo lineal, sino en un proceso que probablemente evolucione en el siguente orden:

PLANEAR

Agregue Six Sigma a su lista de lecturas, O aprenda más sobre Six Sigma usando el método que sea mejor para usted. Six Sigma es un tema delque existen recursos en abundancia. Como usted probablemente sabe, Six Sigma funciona porque se basa en dos suposiciones esenciales y relacionadas que son:

1. Es importante enfocarse en lel objetivo final.
2. El método científico, combinado con una reducción en la variación, funciona mejor para mejorar la forma de hacer las cosas.

Usted no necesita saber mucho más que eso, pero lo más que usted sabe es que los resultados serán mejores.

Anuncie su intención. Esto no tiene que ser un compromiso para toda la organización. Podría ser solamente un anuncio a su equipo de administración que usted está interesado en Six Sigma y que quiere su ayuda.

Examine sus reportes de ingresos. Six Sigma funciona porque reduciendo costos es generalmente la manera más sencilla de mejorar las ganancias. Encuentre los costos. Comprometa a aquellas personas que usualmente no ven sus reportes de ganancias. Ellos seguramente preguntarán aquello que observan y que generalmente les apena preguntar. Recientemente tuve un cliente cuyo mayor costo de operación era la lejanía de los materiales. Esta situacion no es tan extraña. Pregunté cual sería el costo si solamente compraran la cantidad de material que realmente envían en su producto final. La diferencia resultó ser asombrosa y ellos no tenían ni idea de que hacer sobre eso. Ese fenómeno no ha cambiado mucho desde mis días con General Motors hace ya 30 años. Los sistemas de contabilidad son maravillosamente ingeniosos para ocultar los reprocesos, el desperdicio y los costos de oportunidad. Esos son los tesoros que busca Six Sigma. Enfoque su atención en las grandes cantidades de dinero. Enfóquese en los materiales y demás partes y servicios que compra. Los estudios muestran que reducir el personal nunca rinde los ahorros proyectados. El costo máximo que usted asigna a una labor, frecuentemente sobrepasa el costo real de llevar a cabo dicha labor. Continue examinando hasta que encuentre a alguien en su equipo de administración que este listo para tomar el elemento de mayor costo, o mejor aún, cuando usted haya definido un costo por artículo de forma tal que esté listo para tomarlo usted mismo. Usted tiene ahora un proyecto piloto y un campeón. El campeón será responsable de llevar a cabo el éxito y la viabilidad del proyecto.

Encuentre un consultor interno de Six Sigma. Esta es la persona quien dirigirá el proyecto piloto y los proyectos siguientes. Observe primero a alguien que tenga el deseo y las habilidades técnicas para dirigir un proyecto de Six Sigma. Usted podría sorprenderse al encontrar a alguien que ya se esté equipando y preparando para tomar la tarea. Más aún, alguna de las personas puede estar dispuesta, pero no tiene la confianza o las habilidades necesarias para dirigir. Proporcione el apoyo necesario para ayudar a que esa persona tenga más confianza. Usted tendrá que emplear a alguien , pero mi idea es que usted tiene ya un gran candidato trabajando para usted. Notará usted que no he usado aquí el término "Experto". Eso es porque pienso que muchas de las tareas pueden ser completadas sin la necesidad de muchas de las habilidades estadísticas relacionadas con el nivel de "Experto". Alguien que es entusiasta y seguro, le agrada a la gente, comprende un poco de sicología y sabe como aplicar el ciclo planear-hacer-estudiar-actuar y usa las siete herramientas básicas de calidad puede ahorrarle a usted una buena cantidad de dinero.

HACER

Inicie el primer proyecto. Es importante tener una historia personal de éxito antes de tomar el liderazgo en Six Sigma. Busque historias de éxito pasadas o presentes. Usted puede encontrar, como lo hicimos en Ford, que usted actualmente tiene evidencia personal de que el enfoque de Six Sigma puede funcionar en su organización. Si no, ahora es tiempo de desarrollar esa evidencia. Usted puede hacerlo tan complejo como usted quiera, pero un enfoque simple y agradable probablemente funcione para empezar. Intente lo siguente:

1. Defina operacionalmente los sistemas que desea mejorar. Asegúrese de formar un lazo fuerte entre los costos que está tratando de reducir y una clara definición de que es lo que está dentro y fuera del sistema que usted está tratando de mejorar.
2. Determine cuantitativamente donde está usted. Esta información es posible que ya existia.Si es así, revise la información histórica tanto como pueda. Grafique esta información, mejor aún haga una gráfica de control. Si los datos no existen, defina una forma de empezar a reunirlos de manera progresiva. Estudiar a través del tiempo es la mejor forma de conocer que tan efectivo es su esfuerzo de Six Sigma.
3. Planee un cambio. Haga una declaración, algo así como , "Haremos algunos cambios y esperamos ver una mejora (resultado numéricos especifico) en la medida de los procesos), con un resultado (resultado numérico específico) en la reducción de los costos (categoría de costos). Por ejemplo, al reinstalar los cojinetes de la máquina # 3, esperamos ver una mejora del 80% en la capacidad de la máquina, esto implica una reducción de $30,000 dólares anuales en costos de mantenimiento y los costos de reproceso. Reconozca que ésta declaración es siempre una invitación. De todos los análisis que haga en éste paso, el mejor es la invitación. Hable con las personas que están familiarizados con las operaciones del taller y decida empacar los cojinetes. O usted puede usar cualquiera de las herramientas apropiadas, tales como un análisis de Pareto, un diagrama de causa-efecto, un diseño de experimentos y las técnicas de grupos nominales para mejorar la probabilidad de que su cambio será efectivo.
4. Haga el cambio.
5. Estudie los resultados. Determine que tan efectivo ha sido el cambio.
6. Actuar para estandarizar la mejora o el iniciar algun otro ciclo de mejora basado en lo que usted ha aprendido.

Comprometase con Six Sigma. Celebre el éxito del los proyectos inicales. Anuncie sus compromisos .... una y otra vez. Muestre sus compromisos en todo lo que uted haga. Usted sabe como yo que la gente observa lo que usted hace mucho más que escuchar lo que usted dice.

ESTUDIAR

Examine los resultados. ¿Ocurrieron las cosas como las esperaba?, ¿Cuáles fueron las cosas positivas y negativas?, ¿Cuáles sistemas apoyaron el esfuerzo?, ¿Cuáles no lo hicieron?, ¿Donde encontró más resistencia?, ¿Que causó esa resistencia?

ACTUAR

Mantenga el rumbo y aprenda. Six Sigma no es natural para muchas organizaciones. Es el Status quo. Cuando su atención a la iniciativa decae, probablemente muera. Use el ciclo planear-hacer-estudiar-actuar de manera contínua, aprenda y mejore su inciativa de Six Sigma.

Fortalezca la iniciativa. Continúe apoyando los proyectos iniciales. Genere más reportes. Analize, reporte y celebre la reducción de los costos y la mejora de las ganancias. Busque las maneras sistemáticas de apoyar la iniciativa tales como mejorar los ingresos o compartir ganancias, sistemas de información más transparentes y claros así como la mejora en la capacitación para todos.

Casi estoy apenado por la sencillez de lo que aquí he escrito, pero Six Sigma no es como muchos dicen, una ciencia espacial. No es necesario tener un doctorado. Utiliza la apreciación de las personas y de los sistemas, y comprendiendo el ciclo planear-hacer-estudiar-actuar, algunas herramientas de mejora y una dedicación en el uso de Six Sigma para mejorar el servicio de todos . 

Como siempre, permítame conocer su opinion! Usted puede contactarme en support@pqsystems.com

Nota: Si a usted le gustaria ver los articulos anteriores de David Schwinn, visite la Página de Tecnología para Medición y Control en la sección archivo eLine en Español